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ADMINISTRATION DE BIENS
Optimisation moderne de votre patrimoine immobilier
Intérêts et présentation de la Gestion Locative
- I - La gestion administrative
- II - La gestion technique
- III - La gestion comptable et financière
- IV - La location et la relocation des biens
- VI - La gestion des impayés
- VII - Le cas particulier des baux commerciaux et professionnels
Intérêt pour le bailleur de la gestion de son bien par un professionnel
Parce que la valeur de vos biens immobiliers, tant financièrement qu’affectivement, mérite une attention toute particulière.
Parce que vous souhaitez que la gestion de vos biens soit un service sur mesure dans lequel vous vous reconnaissez.
Parce que vos placements immobiliers doivent vous apporter un rendement financier optimal.
Parce que les textes relatifs à la gestion de votre patrimoine immobilier sont en perpétuels évolutions.
Parce que la quantité et la complexité des procédures attachées à la gestion de ces biens sont toujours plus importantes.
Parce que vous êtes en droit d’avoir une gestion de grande qualité, une gestion optimisée et réactive qui maîtrise tous les aspects juridiques, techniques et fiscaux de la discipline.
Et parce que vous aspirez à avoir une tranquillité d’esprit tout en récoltant les fruits de vos biens immobiliers.
ACCORDEZ NOUS VOTRE CONFIANCE, notre cabinet se fait fort de vous apporter notre professionnalisme, par une rigueur saine, discrète et transparente, de la gestion de vos biens dont vous êtes informé à tout moment.
Nous n’avons qu’un seul objectif : Vous apporter un service de qualité, par une prestation de service vous donnant entière satisfaction.
Soyez persuadé que nous veillerons scrupuleusement à vos intérêts.
I - La gestion administrative
La gestion administrative d’un bien immobilier à caractère locatif, revêt tout un ensemble de formalités administratives, juridiques, légales ou conventionnelles qu’il est nécessaire de
suivre scrupuleusement pour avoir une visibilité globale et une maîtrise totale de cette gestion, tant vis-à-vis des locataires que des tiers intervenants, pour lesquelles nous mettons
notamment systématiquement en œuvre les actions suivantes :
* Dans les relations avec les locataires (hors contentieux) :
- Rédaction des baux, des avenants, des états des lieux.
- Réception et délivrance des congés.
- Indexation annuelle des loyers.
- Renouvellement des baux avec une recherche systématique de déplafonnement des loyers.
- Envoi des avis d’échéance le 25 du mois.
- Envoi des quittances.
- Permanence téléphonique pour les locataires de 9 heures à 12 heures.
- Traitement des demandes des locataires dans les cinq jours suivant la réception de leur courrier ou
de leur appel téléphonique avec prise de mesures immédiates en cas d’urgence ou de nécessité.
- Calcul et régularisation annuelle des charges locatives.
- Récupération de la taxe d’ordures ménagères.
- Visite systématique du bien dès qu’un congé est délivré.
- Vérification des contrats obligatoires en cours (contrats d’assurances, d’entretien de chaudière,
de ramonage …).
- Etablissement du rapport comparatif entre l’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie.
* Dans les relations avec les tiers :
- Réception et traitement des demandes de la copropriété.
- Représentation aux assemblées générales de copropriété.
- Règlement des charges de copropriété.
- Embauche et suivi du personnel d’entretien ou de gardiennage.
- Déclaration, suivi et traitement des sinistres avec les assurances.
- Représentation devant toutes les instances judiciaires ou autres.
- Traitement des demandes de l’administration fiscale.
- Information du Trésor Public à chaque changement de locataire.
- Appels d’offres auprès des entreprises sur les éventuels travaux nécessaires ou urgents avec étude
comparative des devis.
- Suivi et réception des travaux.
II - La gestion technique
Nous savons que votre bien immobilier doit bénéficier de la meilleure attention et qu’il faut toujours être vigilant
tant à son état d’entretien qu’à sa conservation, afin d’assurer sa valorisation et sa pérennité.
Notre mission et notre devoir seront donc de vous proposer toutes les actions préventives et curatives dans un souci permanent de maîtrise des coûts, tout en veillant au strict respect des obligations du locataire en matière d’entretien.
Nous nous engageons donc, à :
- Etre une force de proposition sur les éventuels travaux à mettre en œuvre pour le bon entretien
ou la valorisation de votre bien.
- Opérer une sélection stricte des professionnels qui pourraient être amenés à travailler chez vous.
- Faire établir des devis comparatifs, et soumettre à votre accord la meilleure proposition retenue.
- Suivre la bonne marche des travaux en cours en vous rendant compte de leur état d’avancement
et de leur réception.
- Régler directement par votre compte de gérance les différentes factures lorsque cela est possible.
- Etre une force de décision en cas d’urgence, afin de prendre les mesures conservatoires immédiates
et nécessaires à la préservation de votre patrimoine.
- Gérer dans le respect du droit du travail le personnel d’entretien ou de gardiennage s’il y a lieu.
III - La gestion comptable et financière
* Dans les rapports locataire/mandataire :
- Appel des sommes dues par l’envoi d’un avis d’échéance détaillé le 25 du mois.
- Encaissement dès réception des règlements.
- Calcul et régularisation annuelle des charges locatives.
- Calcul et application de la révision indiciaire légale à la date anniversaire du bail.
- Recherche systématique des facteurs susceptibles de permettre un déplafonnement du loyer à
la date d’échéance du bien.
- Récupération de la Taxe d’ordure ménagère.
- Restitution du dépôt de garantie quand celui-ci est détenu par le cabinet.
* Dans les rapports mandant/mandataire :
- Règlement direct de la taxe foncière, des charges de copropriété, des contrats en cours et
des factures concernant le bien géré si le compte de gérance le permet.
- Compte rendu de gérance trimestriel ou mensuel sur option, qui correspond à un relevé détaillé
des opérations de gérance (sommes encaissées, règlements effectués, honoraires perçus …).
- Etablissement des éléments nécessaires à la déclaration des revenus fonciers.
- Paiement par chèque ou virement bancaire.
IV - La location et la relocation
Cette étape est l’une des plus importante pour votre patrimoine immobilier car le délai de réalisation peut
avoir un impact direct sur la rentabilité de votre bien, au même titre que le choix du locataire dont le sérieux et la solvabilité vont vous assurer vos revenus fonciers.
Ainsi, nous mettons tout en œuvre pour que cette étape importante se réalise avec une grande réactivité et
beaucoup de rigueur.
Systématiquement, nous réalisons ainsi les actions suivantes :
- Traitement immédiat des congés dès leur réception et mise en relocation immédiate du bien.
- Envoi d’un accusé réception du congé au locataire en lui rappelant ses obligations locatives.
- Visite du bien et pose d’un panneau « A LOUER » dès que cela est possible.
- Recherche d’un locataire dans le fichier locataires du cabinet ou recherche active par une parution
dans les journaux spécialisés et/ou sur Internet, par une distribution de tracts, par boîtage, et
par affichage dans les lieux publics à proximité du bien à louer.
- Visite accompagnée du bien à louer avec le candidat locataire.
- Sélection stricte des candidats locataires afin de s’assurer de sa bonne solvabilité et moralité
par l’étude rigoureuse de son dossier (celui-ci devant notamment nous fournir la justification de
sa situation familiale et administrative ainsi que notamment ses trois dernières quittances de loyer,
ses trois derniers bulletins de salaire, son avis d’imposition et une pièce d’identité en cours de
validité).
V - La Gestion des impayés
Soucieux de la rentabilité de votre patrimoine immobilier, le cabinet, spécialiste dans les procédures contentieuses, met tout en œuvre pour éviter les situations d’impayées et s’appuie ensuite sur un traitement rigoureux de cet impayé pour recouvrir rapidement et au moindre coût les loyers en souffrance.
Le choix du locataire est ici déterminant, c’est la raison pour laquelle le cabinet sollicite des candidats un dossier complet qui permettra d’apprécier leur sérieux et leur solvabilité.
Les pièces transmises par le candidat font ensuite l’objet d’une vérification scrupuleuse avant que le dossier ne soit retenu.
Un garant personne physique ou une caution bancaire sont sollicités chaque fois que la situation l’exige.
Le 10 du mois suivant l’appel du loyer, si le règlement n’a pas encore été effectué, le cabinet effectue une relance téléphonique auprès du locataire afin de lui rappeler ses obligations légales.
Sept jours plus tard, le cabinet adresse au défaillant un courrier recommandé avec accusé de réception valant mise en demeure de payer afin de l’informer que si la situation n’est pas régularisée une procédure judiciaire sera mise en œuvre.
Le 24 du mois, le cabinet effectue une nouvelle relance téléphonique afin d’obtenir un rendez-vous chez le locataire défaillant pour tenter d’analyser la situation.
Ce déplacement permet de rencontrer directement le locataire, et éventuellement le gardien ou le voisinage afin d’avoir une analyse concrète de la situation personnelle du locataire et orienter ensuite au mieux la procédure qu’il convient de diligenter.
Si la situation le permet, rédaction et mise en place par le cabinet d’un protocole transactionnel afin de limiter les frais de recouvrement.
Si la situation perdure le mois suivant, la même procédure se répétera sauf que le 24 du mois il sera demandé à un Huissier de Justice de délivrer un commandement de payer afin que les droits du mandant soit actés et préservés.
Une nouvelle tentative de conciliation est effectuée aussitôt par téléphone et durant tout le délai légal de deux mois. Si la situation demeure, l’assignation en paiement et en résiliation du bail est demandée.
Le cabinet s’assurera alors du bon respect au moindre coût de la procédure de recouvrement et d’expulsion jusqu’à la restitution des lieux.A noter que le cabinet, peut vous proposer une assurance contre les carences locatives.
VI - Le traitement particulier des baux commerciaux et professionnels
Si le cabinet applique la même rigueur et la même méthode pour la gestion au quotidien des baux commerciaux et professionnels que pour la gestion des baux d’habitations, certaines particularités propres à ces baux nécessitent
des connaissances spécifiques en droit commercial que le cabinet maîtrise parfaitement (notamment en cas de cession, de révision ou déplafonnement des loyers)
Ainsi, nous répondrons à toutes vos attentes et questions sur la complexité et la diversité des procédures qui entourent la gestion des baux commerciaux et sur les règles applicables au fond de commerce.
Nous nous assurons durant toute la durée du bail de son respect et de la bonne conformité des activités commerciales du locataire à celui-ci.
D’autre part, soucieux de préserver vos droits, le cabinet établit systématiquement un avenant triennal afin de constater et formaliser la fin de ces périodes et éviter ainsi toutes ambiguïtés, notamment sur la date de départ du loyer révisé.
Le cabinet recherchera également, et de façon systématique, tous les motifs possibles de déplafonnement du loyer commercial à chaque renouvellement du bail.
En outre, et dans l’intérêt du propriétaire bailleur, nous ne manquerons pas de saisir les occasions qui permettraient de renégocier les conditions contractuelles et financières du bail, notamment lors des demandes de déspécialisation
ou de cession du droit au bail.
Et lors des cessions de fonds de commerce, nous veillons à l’application et au respect de la clause de solidarité entre le cédant et le cessionnaire.
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